INFORME DE REQUERIMIENTO

TABLA DE CONTENIDO


1.OBJETIVOS.
1.1 OBJETIVO GENERAL. 3
1.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS. 3
2. PROCESOS QUE MANEJA.. 4
3. DESCRIPCION DEL SISTEMA.. 4
3.1 CONTROLAR SOLICITUD DE CAPACITACIÓN.. 4
3.2 PROGRAMAR RECURSOS ACADEMICOS: 5
3.3 CONTROLAR CERTIFICACION: 8
3.4 INDICADORES DE GESTION: 9
4. PROBLEMA A TRATAR. 10
5. MAPAS DE PROCESOS. 11
5.1 MAPA DE PROCESOS: CONTROLAR SOLICITUD DE CAPACITACION.. 11
5.2 MAPA DE PROCESOS: PROGRAMAR RECURSOS ACADEMICOS. 13
5.3 MAPA DE PROCESOS: CONTROL DE CERTIFICACIÓN.. 15
5.4 MAPA DE PROCESOS: INDICADORES DE GESTION.. 17
6. REQUERIMIENTOS. 18
6.1 REQUERIMIENTOS FUNCIONALES. 18
6.2 REQUERIMIENTOS NO FUNCIONALES. 24
6.2.1 HARDWARE. 25
6.2.2 SOFTWARE. 25
6.2.3 DESEMPEÑO.. 25
6.2.4 USABILIDAD.. 26
6.2.5 SEGURIDAD.. 26
7.REGLAS DE DOMINIO.. 27
8. USUARIOS PARTICIPANTES EN LA IDENTIFICACIÓN DE NECESIDADES. 29
9.GLOSARIO.. 30

SISTEMA DE INFORMACION

1. OBJETIVOS

1.1 OBJETIVO GENERAL


Proyectar, programar y controlar las actividades académicas del centro de industria y de la construcción.




1.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS


Generar reportes de los indicadores de gestión que determinan el cumplimiento de las metas fijadas en el Plan Operativo Anual del centro.

Generar reportes de personal formado, horas programadas por instructor y por aula.

Llevar un control de las solicitudes de capacitación y de la certificación de las acciones de formación.

Hacer seguimiento y dar respuesta a las solicitudes de capacitación.

Proyectar por trimestres o periodos la parte de recursos, ambientes, instructores y grupos que van a estar durante el año.

Llevar el control del estado de las certificaciones de los cursos de formación complementaria.

Conocer el estado de los indicadores o de las metas anuales que se han trazado desde el inicio de cada año.



2. PROCESOS QUE MANEJA


1. Controlar solicitud de capacitación
2. Programar Recursos Académicos
3. Controlar Certificación
4. Gestionar Indicadores de gestión


3. DESCRIPCION DEL SISTEMA

El sistema de información cuenta con los siguientes procesos:


3.1 CONTROLAR SOLICITUD DE CAPACITACIÓN


OBJETIVO
Hacer seguimiento y dar respuesta a las solicitudes de capacitación.


DESCRIPCION Las solicitudes son llevadas por un usuario que pueden ser empresas, servicio publico de empleo y planeación corporativa a la oficina de documentación allí es clasificada por centros y se envía a la dependencia correspondiente, el proceso de solicitud comienza cuando la solicitud llega a la subdirección y allí es registrada en un documento compartido de Excel y clasificada, se le asigna un radicado, las solicitudes de capacitaciones son enviadas a la coordinación académica allí son registradas nuevamente ingresando la fecha de llegada,
luego se les da respuesta una con solución inmediata y otras explicando cuando se les dará la solución, se ingresan los datos y la respuesta en el sistema de información GAECA , se elabora un oficio con la respuesta de la solicitud y es enviada nuevamente a la subdirección que es la encargada de dar el numero de radicación de la salida y la firma de subdirector, luego se llena una planilla de salida y costo de la solicitud y es entregada a la persona encargada de llevarla a la empresa correspondiente


CAMPOS:

No. Radicado
Nombre formación
Fecha
Nombre empresa
Contacto
Teléfono
No. Participante
Horas solicitadas
Atendido por
Id. Municipio
Descripción

SALIDAS

Reporte del control de las solicitudes de capacitación
Consulta sobre el estado de una solicitud y todos los datos relacionados a esta.


3.2 PROGRAMAR RECURSOS ACADEMICOS:


OBJETIVO
Proyectar por trimestres o periodos la parte de recursos, ambientes, instructores y grupos que van a estar durante el año.


DESCRIPCIÓN

El proceso empieza cuando el coordinador académico elige un instructor para que se haga cargo, este elabora una ficha de creación de instructor, luego la lleva a la oficina de registro donde son ingresados los datos básicos en el formulario que se encuentra en GAECA para actualizar la base de datos. Luego de que se crea o actualiza la hoja de vida del instructor en la base de datos. El coordinador académico analiza la información de la empresa que solicita la formación y si es una empresa confiable y responsable, El directamente le confirma y si no, la secretaria se encarga de hacer una carta de presentación del instructor. El instructor la recibe y se dirige hacia la empresa o lugar donde se hizo la solicitud para confirmar la necesidad y el número de personas para el curso. Si se cumple con los requisitos, el instructor pasa una ficha de creación de grupo a coordinación académica, y desde la oficina de registro se ingresa a GAECA.
Una vez creado el grupo se registra el número de personas a formar en la oficina de registro, se confirma el horario y se crean los intervalos de tiempo de formación dentro del gran periodo.

Para crear un grupo, se asigna un número de orden el cual es indicado por el sistema, luego se le asigna un instructor, un nombre del curso y el lugar donde se va a realizar (aula).

La formación puede ser virtual, complementaria, rural o cursos largos.
Finalmente se le asigna el horario (días y horas) por el instructor encargado.

Para la creación de periodos, el coordinador académico recibe desde Bogotá la
Resolución Calendario SENA, la cual se pasa a Oficina de registro donde se crean en GAECA los periodos con sus respectivas fechas de inicio y terminación.

La aplicación se encuentra en FoxPro. Funciona de la siguiente forma:

Se crean (n) periodos cuales se manejan por trimestres.



Grupos:
Permite crear grupos o acciones de formación que se van a programar durante el año, se asigna un número de orden consecutivo que el sistema sugiere para que no se repita.

Hay cuatro opciones de número de orden:

1. De dos dígitos: se usa para preparación (aplicable a instructores de planta).
2. De tres dígitos: para casos de asesorías.
3. De cuatro dígitos: para proyectos (asesorías).
4. De 5 o 6 cifras en adelante: se asignan a números de orden.

La consulta de grupos se hace por número de orden.
Al crearse el grupo el sistema automáticamente asigna la fecha de inicio y terminación del curso la cual nace de la misma programación.

Al grupo además de asignársele un número de orden, debe tener uno o varios instructores a cargo, una jornada, el nombre de la formación y el municipio donde se va a dar.

En caso de que el curso se inicie pero no se continúe, se suspende.

Al terminar la programación quedan registrados los siguientes datos: aula, instructor, días a programar, número de orden, actividad, horario y fecha. Las horas diarias hábiles para programar son 22.
Si los datos no son correctos la programación se borra.

A partir de los datos que alimentan la base de datos, se generan reportes por aula, instructor o grupo (diagramas de Gantt).

Calendario de días feriados e inhábiles:
Se marca en el calendario los días festivos e inhábiles en los que no se labora.

Se calculan horas programadas por ambiente, instructor o grupo por determinado periodo (trimestre).

Instructores:
Los instructores que se encuentran en la base de datos se manejan con estados: se debe se encuentran en estado activo, y los que ya no están se marcan en estado inactivo.

Horas programadas:
Tanto para los instructores de planta como para los de contrato puedo establecer la fecha de inicio y fin o puedo tomar el periodo actual.
Se genera un reporte a Excel que incluye el número de personas formadas.
El reporte para instructores tanto de planta como contratistas es generado indicando las horas trabajadas y el tipo de formación en las que las invirtió. Los tipos de formación son:

Curso especial (corto)
Estructura curricular
Evento
Proyecto
Preparación.

Se genera un reporte por ambiente de aprendizaje donde se muestran las horas programadas por aula.


CAMPOS:

Periodo
Aula formación
Código aula
No. Orden
Instructor
Código instructor
Días a programar
Actividades a programar
Horario
Fecha de inicio
Fecha de terminación
Deshabilitar / habilitar calendario Sena

SALIDAS

ü Reportes y consultas de:

· Horas programadas por ambiente.
· Horas programadas por instructor.
· Horas programadas por grupo de formación.
· Trabajo suplementario.
· Viáticos de instructores.
· Novedades del instructor.

ü Calendario SENA establecido.
ü Horarios establecidos.


3.3 CONTROLAR CERTIFICACION:


OBJETIVO
Llevar el control del estado de las certificaciones de los cursos de formación complementaria.


DESCRIPCION
El sistema de control de certificación inicia cuando el instructor se dirige a la oficina de coordinación académica y entrega la planilla SE-11 de los aprendices, allí se encargan de recibirla y darle el visto bueno, luego esto se lleva a certificación donde la secretaria se encarga de cambiar el estado del certificado en GAECA a “digitar notas”, de allí pasa a registro, área donde son generados los certificados; una vez son impresos, estos son enviados a certificación, donde la secretaria se encarga de hacer y anexar una hoja de control para su entrega; luego ella actualiza el estado en GAECA a “para la firma”; enviando los certificados a subdirección para que sean firmados y posteriormente retira y archiva la planilla de notas y actualiza el estado a “certificado”. Cuando el instructor solicita los certificados y estos son entregados, la secretaria se encarga de actualizar el estado a “Entregado” y si no son solicitados, los certificados permanecen en la oficina de certificación.



CAMPOS:

No. Orden
Tipo de curso
Fecha inicial
Fecha final
No. Alumnos
Instructor
Jornada
Formación
Municipio
Alumnos certificados
Estado certificados

SALIDAS

Reporte de Control y seguimiento de entrega de certificados.
Consulta sobre los estados de certificación


3.4 INDICADORES DE GESTION:


OBJETIVO:

Conocer el estado de los indicadores o de las metas anuales que se han trazado desde el inicio de cada año.

DESCRIPCION:

Este proceso se inicia con el plan Operativo o directriz a partir que llega al coordinador que es el encargado de crear los indicadores y de alimenta cada uno de ellos.

También esta el cuadro de mando que se en carga de Mostar los indicadores principales y que se subdividen para cada uno de los indicadores .Y son tres indicadores principales y son:

Indicadores Estratégicos
Indicadores Funcionales
Indicadores Operativos


CAMPOS:

Código indicador
Nombre
Compromisos
Numerador (ejecución)
Denominador (parámetro)
Ejecución
Meta-parámetro
Valor a alcanzar a (fecha actual)
Valor a alcanzar a (fecha cierre de año)
% ejecución (fecha cierre de año)
Objetivo de calidad
Fórmula para calcularlo
Frecuencia de cálculo
Resultados (critico-alarma-normal)
Observaciones




SALIDAS

· Reporte de análisis de indicadores
· Grafico de estado de indicadores
· Consulta de estado de indicadores




4.PROBLEMA A TRATAR


El Centro de Industria y de la Construcción del SENA regional Tolima cuenta actualmente con el sistema de información GAECA (Gestión y Administración del Entorno del Coordinador Académico) el cual permite proyectar, programar y controlar las actividades académicas del mismo centro, pero con el paso del tiempo han ido surgiendo nuevas peticiones por parte de los usuario que manipulan la aplicación. De tal forma que se requiere nuevas implementaciones para un mejor desempeño de la aplicación y de esta forma suplir las necesidades identificadas por el cliente y posteriormente por el equipo LINKER encargado de desarrollar la nueva versión llamada E-Integra.

Esta nueva aplicación permitirá a parte de las funciones que realizaba anteriormente GAECA, ser accesada desde la web, tendrá cambio de diseño e incluirá los requisitos funcionales solicitados por el cliente.




5.MAPAS DE PROCESOS

5.1 MAPA DE PROCESOS: CONTROLAR SOLICITUD DE CAPACITACION

OBJETIVO:
Hacer seguimiento y dar respuesta a las solicitudes de capacitación.

OFICINA DE DOCUMENTACION
SOLICITUD

1
Enviar solicitud
SI
Radicar oficio de respuesta
Realizar oficio de respuesta
Ingresar datos al documento de Excel
Responder solicitud
NO
La Solicitud es para enviar a coordinación?
Clasificar solicitud
Radicar solicitud
Recibir solicitud
INICIOSUBDIRECCION

COORDINACION ACADEMICA
Solicitud
Enviar oficio de respuesta
Realizar oficio de respuesta
Dar respuesta
Ingresar datos y respuesta al S.I GAECA
Registrar solicitud
Recibir solicitud


FIN
Llenar planilla de salida y costo
Entregar a la persona encargada de la encomienda
1




5.2 MAPA DE PROCESOS: PROGRAMAR RECURSOS ACADEMICOS
OBJETIVO:
Proyectar por trimestres o periodos la parte de recursos, ambientes, instructores y grupos que van a estar durante el año.

EMPRESAS/ SERV. PUBLICO EMPLEO/ PLANEACION CORPORATIVA

COORDINACION ACADEMICA

INSTRUCTOR

REGISTRO
Solicitud
Enviar solicitud (es)

Radicar carta (s)
Asignar instructor
Elaborar carta de presentación del instructor
INICIO

Carta
Ficha
1
Visitar o confirmar la empresa que hizo la solicitud
Elaborar ficha con sus datos
Ingresar datos a GAE
Crear el grupo en GAECA
Confirmar horario
NO
Elaborar ficha de creación de grupo
SI
Cumple esta con los requisitos?
1
FIN
Crear intervalos dentro del gran periodo
Registrar número de personas a formar

5.3 MAPA DE PROCESOS: CONTROL DE CERTIFICACIÓN
OBJETIVO:
Llevar el control del estado de las certificaciones de los cursos de formación complementaria.
INSTRUCTOR
COORD. ACADEMICA
REGISTRO
CERTIFICACION
SUBDIRECCION

Planilla SE-11
INICIO
Recibir SE-11
Planilla SE-11
Dar visto bueno
Cambiar estado a “ingresar notas”

Certificado
Generar hoja de control para la entrega de certificado y anexar documentos



1
Firmar certificados
Retirar y archivar hoja de notas
Cambiar estado a “para la firma”
Cambiar estado a “certificado”
Generar
certificados

Certificado

SI
Tener los certificados en la oficina de registro
1
Cambiar estado a “entregado”
NO
Los certificados son solicitados?
Entregar certificados
FIN

5.4 MAPA DE PROCESOS: INDICADORES DE GESTION

OBJETIVO:
Conocer el estado de los indicadores o de las metas anuales que se han trazado desde el inicio de cada año.



COORDINADOR ACADÉMICO
Generar indicador
Alimentar los indicadores
Crear Indicadores en GAECA
FIN
INICIO
Recibir el plan operativo o directriz al coordinador Académico
Ver informes sobre el plan operativo


6.REQUERIMIENTOS


Estimado Cliente:


De acuerdo con la solicitud hecha por el Coordinador Académico del SENA Regional Tolima al equipo LINKER el día 9 de junio de 2008. Se realizo una visita a las instalaciones con el fin de hacer un análisis preliminar y determinar los altibajos de dicha firma para la cual el equipo LINKER desea prestar sus servicios ofreciendo un amplio equipo de trabajo con mucha experiencia y reconocimiento, para dar una solución a las carencias detectadas y tener una mayor satisfacción de clientes y usuarios.

Por consiguiente se informa los requisitos tanto funcionales como los no funcionales requeridos para el adecuado desempeño del sistema de información.


6.1 REQUERIMIENTOS FUNCIONALES

1. Crear la base de datos automáticamente al instalar la aplicación.

Este requerimiento permitirá que al momento de instalar el software, de manera automática se creara la base de datos.

2. Permitir programar una copia de seguridad de la base de datos (BD. E-Integra Web).

Este requerimiento permitirá que el usuario administrador de la base de datos (BD. E-Integra) pueda generar en cualquier momento una copia de seguridad de la misma.

3. Crear los niveles de seguridad para los distintos usuarios.

Este requerimiento permitirá que al momento de crear cada usuario se le pueda asignar un nivel de seguridad, lo cual asignara las tareas que cada usuario puede ejercer sobre la aplicación.

4. Crear nuevos usuarios dependiendo del perfil o rol que van a tener.

Este requerimiento permitirá que se puedan crear nuevos usuarios con su respectivo nivel de seguridad, según las actividades que vaya a ejercer sobre la aplicación.

5. Permitir el ingreso en el calendario SENA los días feriados e inhábiles.

Este requerimiento permitirá que el coordinador académico ingrese al calendario SENA los días feriados e inhábiles con una descripción de la actividad que se va a realizar.

6. Informar al usuario (administrador del sistema) mediante mensajes que responden a un evento al estar por cumplir las metas o indicadores de gestión.

Este requerimiento permitirá que se creen y envíen de forma automática mensajes al administrador del sistema avisando el cumplimiento de las metas propuestas.

7. Registrar en orden las solicitudes de capacitación según su radicado.

Este requerimiento permitirá llevar el control de todas las solicitudes que llegan al centro, mediante el número de radicado que se le sea asignado.

8. Generar una alarma que recuerde al coordinador académico que se le va a vencer el plazo (15 días hábiles) para dar respuesta a una solicitud.

Este requerimiento permitirá que el sistema genere una alarma automáticamente, al momento en que se esté por vencer el plazo para dar respuesta a una solicitud de capacitación.

9. Dar la opción de suspender un curso.

Este requerimiento permitirá suspender un curso de formación y justificar el porqué y quien lo suspendió.

10. Ofrecer una agenda al instructor.
a. Manejar capacidad de horas del instructor.

Este requerimiento permitirá que cada instructor cuente con su propia agenda, para que cargue allí todas sus actividades (microprogramación). Así como el coordinador realiza una planeación de formación, el instructor debe realizar una planeación de ejecución. La agenda debe ser una especie de calendario que contenga días de la semana, actividad que se va a realizar, la hora y lugar donde se encuentra el instructor.

10.1Brindar la opción de modificar la agenda del instructor.

Este requerimiento permitirá que el instructor pueda acceder a su agenda y hacer las modificaciones que desee, siempre y cuando lo haga en el tiempo establecido.

11. Permitir al instructor programar horas extras y que el coordinador apruebe o no la actividad.

Este requerimiento permitirá que el instructor pueda disponer de sus horas extras para programarlas, estos cambios serán revisados por el coordinador académico el cual se encargara de autorizarlas o no.

Este requerimiento permitirá generar todos los reportes anteriormente mencionados.

12. Realizar consultas tanto para directivos como para instructores

Este requerimiento permitirá realizar consultas, dependiendo del usuario.

13. Permitir enlazar a la programación la carta o el radicado registrándolo en la base de datos.

Este requerimiento permitirá tener registradas en la base de datos todas las cartas que lleguen al centro.

14. Capturar las fechas de inicio y terminación para cursos cortos y formación titulada.

Este requerimiento permitirá que en el sistema se puedan ingresar las fechas de inicio y finalización de cada grupo y así determinar el total de horas de formación.

15. Permitir programar a un grupo de formación varios instructores.

Este requerimiento permitirá programar, que varios instructores estén a cargo de la formación de un grupo.

16. Permitir programar en un ambiente de aprendizaje varios grupos de formación.

Este requerimiento permitirá que mediante la aplicación se puedan determinar que ambientes están disponibles y así programar varios grupos en ese ambiente.


17. Dar la opción de borrar la programación en caso de que sea necesario.

Este requerimiento permitirá que el administrador del sistema pueda modificar la programación de los recursos.

18. Permitir programar formación (ambientes e instructores) las 24 horas del día.

Este requerimiento permitirá que se puedan programar todas las 24 horas del día formación, contando con la disponibilidad de ambientes e instructores

19. Restringir para algunos usuarios la modificación de fechas en el calendario SENA.

Este requerimiento permitirá que no cualquier usuario tenga acceso al calendario SENA, para realizar cambios, esto solo lo podrá realizar el coordinador académico.

20. Controlar estado de instructores: los que no estén presentes que aparezcan en estado inactivo y el porqué de su terminación de contrato, los demás en estado activo.

Este requerimiento permitirá llevar el control de que instructores pertenecen a las instalaciones y cuáles han sido despedidos.

21. Crear los siguientes indicadores:

1. Gestión de la formación para el aprendizaje permanente

1.1 Porcentaje de cumplimiento de la meta de cupos para alumnos en formación en el Centro.
1.2 Porcentaje de cumplimiento de la meta de cupos de alumnos en formación Titulada.
1.3 Porcentaje de cumplimiento meta cupos de alumnos en formación Técnica Profesional.
1.4 Porcentaje de cumplimiento meta cupos de alumnos en formación tecnológica.
1.5 Porcentaje cumplimiento cupos alumnos en formación Complementaria.
1.6 Porcentaje de ejecución de transformación en "nuevos ambientes de aprendizaje".
1.7 Porcentaje de programas de Formación Titulada (Abierta) ofertados con base en la prospectiva de las Redes.
1.8 Porcentaje de alumnos utilizando la metodología de Formación por en formación Titulada.
1.9 Porcentaje de instructores de planta y por contrato formados en la estrategia de formación por proyectos y otras técnicas didácticas activas.
1.10 Porcentaje de alumnos de formación titulada usando la plataforma Black Board.
1.11 Porcentaje de instructores usando la plataforma Black Board como apoyo a los procesos de formación.
1.12 Porcentaje de alumnos formados a través de aulas móviles.
1.13 Porcentaje de alumnos formados SENA 24 horas.
1.14 Porcentaje de programas de formación con apropiación de técnicas didácticas activas y evaluados satisfactoriamente por los aprendices.
1.15 Porcentaje Instructores recalificados.
1.16 Porcentaje de alumnos con Planes de Negocios y/o proyectos productivos en marcha.
1.17 Porcentaje de Alumnos que se desempeñan en su especialidad en la etapa productiva.
1.18 Porcentaje de aprendices en formación clasificados como Sisben
1.19 Porcentaje de avance en la disminución del represamiento (2000 - 2007) de Certificaciones de aprendices de Formación Titulada.
1.20 Porcentaje de avance en la disminución del represamiento (2000 - 2007) de certificaciones de aprendices de Formación Complementaria (2000 - 2007).
1.21 Porcentaje de alumnos certificados en formación complementaria durante la vigencia 2008.
1.22 Porcentaje de utilización del potencial de horas del instructor de planta en las acciones directas de formación.
1.23 Porcentaje de utilización del potencial de horas de instructores por contrato a las acciones directas de formación.
1.24 Porcentaje del presupuesto destinado por el Centro para bienestar al alumnado.

2. Consolidación del Sistema Nacional de formación para el trabajo.

2.1 Porcentaje de cumplimiento de la meta de cupos para alumnos en formación a través de integración con la media.
2.2 Porcentaje de Instituciones en integración con la educación media.
2.3 Porcentaje de cumplimiento en la meta de certificaciones del desempeño laboral.

3. Gestión para el apoyo y trabajo a las políticas

3.1 Porcentaje de cumplimiento en la meta de matriculados en el Programa Jóvenes Rurales.
3.2 Porcentaje de cumplimiento en la meta de proyectos productivos a través del Programa Jóvenes Rurales.
3.3 Porcentaje de cumplimiento cupos de alumnos población vulnerables atendidas por el Centro.
3.4 Porcentaje de cumplimiento en la meta de cupos de alumnos desplazados por la Violencia atendidas por el Centro.
4. Gestión tecnológica, innovación y emprendimiento para la competitividad
4.1 Porcentaje de cumplimiento en la meta de alumnos en Formación Virtual.
4.2 Porcentaje de los programas de Formación, con componente virtual (plataforma Black Board).
4.3 Porcentaje de Planes de Negocios y / o Proyectos presentados por el centro y viabilizados por el Fondo Emprender.
4.4 Porcentaje de cumplimiento en la meta de empresas de economía solidaria constituidas.
4.5 Porcentaje de cumplimiento en la meta de fortalecimiento de Mypimes.
5. Dimensiones transversales de la gestión.
5.1 Porcentaje de ejecución presupuestal del Centro.
5.2 Porcentaje pagos con respecto al presupuesto comprometido en el Centro.
5.3 Porcentaje de ejecución de Reservas Presupuestales de Vigencia Anterior
5.4 Porcentaje de ejecución presupuestal por concepto de producción de Centros
5.5 Porcentaje de recaudo de los ingresos proyectados por concepto de Producción de Centros
5.6 Porcentaje de actualización de inventarios devolutivos en servicio
5.7 Porcentaje de bienes devolutivos en Almacén a dar de baja
5.8 Porcentaje de conciliación de elementos de consumo entre Almacén y Contabilidad
5.9 Porcentaje de conciliación de elementos devolutivos entre Almacén y Contabilidad
5.10 Porcentaje de contratos con soporte
5.11 Porcentaje de liquidación de contratos
5.12 Porcentaje de cumplimiento en las actividades programadas de acuerdo con el Plan Ambiental del Centro
5.13 Porcentaje de acciones orientadas a la proteccion del medio ambiente (Manejo de aguas, residuos solidos y emisiones)
5.14 porcentaje de personas de Planta y Contrato Formados y/o sensibilizados en temas de Gestión ambiental
Cumplimiento en el Cierre del Aplicativo Gestión Academica de Centros

22. Visualizar diariamente lo que esta sucediendo con el proceso de formación (metas e indicadores).

Este requerimiento permitirá visualizar en cualquier momento, como va el proceso de formación e identificar si las metas se están cumpliendo dentro del tiempo establecido.

23. Adicionar dentro del formato de solicitud de capacitación un campo donde se registre la dirección de correo electrónico del remitente.

Este requerimiento permitirá incluir un nuevo campo dentro del formato ya establecido, el cual se diligencia al momento de llegar una solicitud de capacitación al centro.

24. Informar mediante un correo cuando la persona a la cual se le envió un correo electrónico lo ha abierto.

Este requerimiento permitirá que se cree para el coordinador académico un correo de notificación, cuando se ha abierto un correo que anteriormente enviado a alguna persona.

25. Almacenar en la base de datos E-Integra todas las solicitudes de capacitación.

Este requerimiento permitirá que todas las solicitudes de capacitación vayan siendo almacenadas en la base de datos E-Integra, de tal manera no perder información de las mismas.

26. Mostrar la sumatoria de horas (total) trabajadas por el instructor.

Este requerimiento permitirá llevar el control de todas las horas trabajadas por los instructores.

27. Informar al coordinador mediante una alarma en caso de que el instructor modifique la agenda.

Este requerimiento permitirá que el sistema genere una alarma de aviso al coordinador académico informando que algún instructor ha realizado modificación(es) en su agenda.

28. Crear un asistente de programación el cual de los espacios disponibles del instructor en cierto rango de tiempo.

Este requerimiento permitirá que la aplicación determine los espacios de tiempo libre de cada instructor.

29. Mostrar disponibilidad de ambiente en determinado tiempo.

Este requerimiento permitirá saber el horario en el cual esta disponible cada ambiente de aprendizaje.

30. Mostrar disponibilidad de ambiente-instructor.

Este requerimiento permitirá hacer la comparación y determinar la disponibilidad del ambiente contra instructor.

31. Permitir a los instructores saber el estado de la certificación de los grupos que manejo.

Este requerimiento permitirá que el instructor pueda observar en la aplicación el estado de las certificaciones de los grupos a los cuales dio formación.

32. Enviar correo que informe a los instructores que el curso está por terminar.

Este requerimiento permitirá que se envíe un correo al instructor, informando que el curso el cual él orienta esta por finalizar y deberá pasar la planilla SE-11 (planillas de notas).

33. Enviar correo que informe al instructor que su curso ha finalizado y que no ha digitado notas ni certificado.

Este requerimiento permitirá que se envíe un correo al instructor, informando que el curso ha finalizado y que el paso a seguir es digitar las notas de cada aprendiz e informar si es o no certificado.

34. Solicitar la información básica del instructor para que sea eficiente la actualización de estos en la base de datos E-Integra.

Este requerimiento permitirá que la información solicitada a cada instructor sean los datos básicos, de esta forma la actualización de la base de datos E-Integra se mas eficiente y el tiempo de respuesta sea el mas breve posible.

35. Brindar la opción de modificar la agenda del instructor.

Este requerimiento permitirá que el instructor pueda acceder a su agenda y hacer las modificaciones que desee, siempre y cuando lo haga en el tiempo establecido.

36. Realizar cierres mensuales en la programación por instructor.

Este requerimiento permitirá que el instructor tenga un tiempo límite para diligenciar su agenda y una vez terminado el plazo establecido no podrá modificar su agenda.

37. Generar reporte.

36.1 Generar reporte de Horas programadas por ambiente.
36.2 Generar reporte de horas programadas por instructor.
36.3 Generar reporte de horas programadas por grupo de formación para determinado periodo (trimestre).
36.4 Generar reporte de solicitudes de capacitación.
36.5 Generar reporte de control y seguimiento de entrega de certificado.
36.6 Generar reporte de trabajo suplementario
36.7 Generar reporte de viáticos del instructor.
36.8 Generar reporta de novedades del instructor.

Este requerimiento permitirá que el Coordinador Académico pueda generar los reportes anteriormente mencionados.

6.2 REQUERIMIENTOS NO FUNCIONALES

· Generar reportes en varios tipos de formato como PDF, EXCEL y TXT.

Este requerimiento permitirá mostrar por pantalla el reporte seleccionado, en el formato que el usuario elija.

· Generar gráficos (línea, circular y barra) de todos los reportes.

Este requerimiento permitirá que al momento de generarse cualquier reporte ya sea en pdf, xls, html o txt; también se muestre representado en un grafico para mayor entendimiento.

· Crear un sistema de control de errores e informar como solucionarlos.

Este requerimiento permitirá que al momento de generarse algún error en el sistema, aparezca una ayuda la cual informa las posibles soluciones.

· Llevar un Log de transacción.

Este requerimiento permitirá mostrar: usuario, actividad realizada, tablas afectadas, fecha y hora.

· Incluir un sistema de ayuda en línea.

Este requerimiento permitirá que haya un sistema de ayuda donde se explique como utilizar la aplicación.

· Los tiempos de respuesta sean más rápidos.

· Brindar un fácil acceso a la información del instructor mediante su fotografía.

· No registrar datos con tildes ni diéresis en las tablas

· Manejar la aplicación en entorno Web.


6.2.1 HARDWARE

A continuación se describe el equipo que se requerirá para montar de forma satisfactoria el sistema de información que se desarrollara, el cual consiste: en un servidor Dell PowerEdge 6400 que cuente con las siguientes características.

· Disco duro de 320 GB

· RAM 2 GB

· Sistema operativo Windows Server 2003

· Conexión Internet banda ancha ADSL (Línea de Subscripción Asimétrica Digital) 300 KB

· Explorador de Internet (Internet Explorer 7, Mozilla firefox)


6.2.2 SOFTWARE

Por último se hace una puntual descripción de los programas (software) necesarios para el desarrollo del sistema de información el cual se implementara en el servidor anteriormente mencionado. Estos programas son:

· Microsoft SQL Server 2005. (Es un motor de base de datos el cual tiene capacidad y seguridad para el desarrollo de la base de datos).

· Microsoft visual Basic.net 2005. (Es el programa donde se desarrollara las diferentes aplicaciones en las cuales va a trabajar el usuario al momento de conectarse a la base de datos).

· Microsoft Office 2007.

· Adobe Reader 8.0.


6.2.3 DESEMPEÑO

· Tiempo que tarda el sistema en enviar la información a la base de datos.

· Tiempo en que tarda el sistema en iniciar sesión en la base de datos.

· Tiempo en tarda la base de datos en enviar información al sistema.

· Tiempo que tarda el sistema en generar cada reporte.

· Tiempo que tarda el sistema en cargar su interfaz.


6.2.4 USABILIDAD

Para garantizar la usabilidad del sistema y los servicios brindados por E-INTEGRA para sus usuarios, el software debe brindarles de manera adecuada la información básica y los sistemas de ayuda necesarios, de tal manera que los usuarios puedan comprender y familiarizarse con el sistema sin que esto genere inconformidad con el mismo.

· Permitir hacer conexión con programas adicionales o externos a la aplicación (E-Integra) tales como adobe Reader, Excel o archivos planos .txt, al momento de generar cualquier tipo de reporte.


6.2.5 SEGURIDAD

· Iniciar sesión en el sistema con el usuario asignado

· Proceso de autenticación al sistema

· La información que contiene la B.D E-Integra se proporcionara de acuerdo al rol que desempeña cada usuario en el sistema.

· La información suministrada por los usuarios a través de internet estará encriptada (proteger información para que no pueda ser leída).

· Permitir registro de eventos de sistema, empleando la información de la sesión del usuario (LOG’s).



7. REGLAS DE DOMINIO


ID


REGLA

GRADO DE VARIACIÓN

FUENTE

REGLA 1
Se requiere el visto bueno de coordinador académico, para la aprobación de horas extras.


Baja.

Política del Sena para el pago de horas extras al instructor.
REGLA 2
Todo instructor debe pertenecer a un área y tener una especialidad.


Baja.

Política del Sena.
REGLA 3
Cada instructor planeará la formación de acuerdo a la estructura curricular asignada.


Baja.

Política del Sena sobre la plantación académica.
REGLA 4
Los reportes solo serán generados por coordinación académica.


Baja.
Política del coordinador académico.
REGLA 5
Utilizar la Codificación DANE para departamentos y ciudades.


Baja.

Políticas de gobierno.
REGLA 6
Los indicadores se crearan de acuerdo al plan operativo.


Alta.

Políticas del Sena.
REGLA 7
Se generara una alarma cuando se esté por cumplir algún indicador.

Baja.
Política del coordinador académico.
REGLA 8
Se generara una alarma cuando este por vencer el plazo (15 días) para dar respuesta a la solicitud de capacitación.


Baja.

Políticas del coordinador académico.
REGLA 9
Se generara una alarma cuando un instructor haya modificado su agenda.


Baja.
Políticas del coordinador académico.
REGLA 10
Se generara un correo cuando este por finalizar un curso


Baja.
Políticas del coordinador académico.
REGLA 11
Se creara un correo cuando se vaya a dar respuesta a una solicitud de capacitación.


Baja.

Políticas del coordinador académico.
REGLA 12
Se generara un correo cuando ya ha finalizado el curso y no se ha certificado.


Baja.

Políticas del coordinador académico.
REGLA 13
Se requiere que los instructores pasen las notas de los aprendices para que puedan ser generados los certificados.

Baja.

Políticas del SENA.





ROL
PROCESO/ACTIVIDADES
AREA
NOMBRE
CARGO
Administrador del sistema
Programar recursos académicos y maneja indicadores de gestión.

Coordinación académica
Peter Ferney Borrero López
coordinador académico
Administrador de la base de datos.
Desarrollador de el sistema actual GAECA
La estructura de la base de datos en el sentido de determinar qué información va a ser necesario almacenar en la misma, después de haber analizado los requerimientos de los usuarios.
• Los estándares por los que se va a regir la organización en cuanto a documentación de la base de datos, metodologías de diseño de la misma.
• La estrategia de transición del sistema existente al nuevo sistema de información soportado en una base de datos. El DBA deberá decidir sobre la posible puesta en marcha en paralelo del nuevo sistema con el antiguo, las fases de implantación del mismo, los controles necesarios. Todas estas decisiones habrán de tomarse en función de los objetivos marcados y de forma que se cause el mínimo trastorno a los usuarios.
• Los permisos de explotación y uso, es decir, establecer la normativa necesaria para la utilización de la base de datos, el modo de solicitar el acceso a la misma, su actualización,
etc.
• Los aspectos relativos a la seguridad, incluidos los procedimientos de control y las auditorias.
• Mantenimiento rutinario. Algunos ejemplos de actividades rutinarias que el administrador de
la base de datos debe revisar que se cumplan son:
• Copia de seguridad periódica de la base de datos, bien sobre cinta o sobre servidores remotos, para prevenir la pérdida de datos en caso de desastres o imprevistos.
• Asegurarse de que exista suficiente espacio libre en el disco duro para las operaciones normales y aumentar el espacio en el disco en caso de ser necesario.
• Supervisión del los trabajos que se ejecuten sobre la base de datos y sobre todo
asegurarse que el rendimiento no se degrade por tareas muy costosas realizadas por algunos usuarios.

teleinformática
Alexander Montealegre

Instructor
Auxiliar de registro
Registrar datos referentes a la programación de recursos.
Coordinación académica
Viviana Mejía
auxiliar de registro

Auxiliar de certificación

Registrar datos y realizar consultas referentes a certificación de cursos.
Coordinación académica
Martha Peña
Auxiliar de certificación

Secretaria

Manejar cartas de solicitudes de capacitación enviadas por las empresas
Coordinación académica
Amparo Galindo
Secretaria de coordinación académica

Secretaria

Manejar cartas de solicitudes de capacitación enviadas por las empresas
Subdirección de centro
Esperanza Escobar
Secretaria de Subdirección de centro
Auxiliar s. publico de empleo
Apoyar en la programación de recursos (programación de grupos).
Servicio público de empleo
Paola Osorio
Apoyo al grupo de promoción y relaciones internacionales

8. USUARIOS PARTICIPANTES EN LA IDENTIFICACIÓN DE NECESIDADES
9. GLOSARIO


ALARMA: Mecanismo que, por diversos procedimientos, tiene por función avisar de algo.

APLICACIÓN: Programa preparado para una utilización específica.

ATDA: Agrupación tecnológica para el desarrollo del aprendizaje.

CALENDARIO SENA: es un cronograma o calendario en el cual se establecen los días inhábiles, es decir en los cuales no se labora en el SENA.

CERTIFICACIÓN: Documento en el cual se asegura que una persona esta capacitada para realizar una actividad determinada.

CORREO ELECTRÓNICO: Sistema de comunicación personal por ordenador a través de redes informáticas.

DÍAS FERIADOS E INHÁBILES: Días en los cuales en el SENA no se labora.

FICHA DE CREACION: Documento en el cual anotan datos generales, como por ejemplo los datos personales de un instructor.

GESTIONAR: Hacer actividades conducentes al logro de un negocio o de un deseo cualquiera.

INDICADORES DE GESTIÓN: Son metas que se trazan con el fin de suplir una necesidad y de conocer cual es el comportamiento de esta en un periodo determinado.

PERIODO: Intervalo de tiempo en el cual se realiza una actividad determinada.

PLAN OPERATIVO ANUAL DEL CENTRO: Es un documento que llega al SENA regional Tolima en el cual vienen trazados los indicadores y las metas de todo el año, el coordinador revisa el documento y envía a Bogotá nuevos indicadores y allá miran haber si los aprueban o no. Si los aprueban llega nuevamente un documento electrónico nombrándole la aprobación de los indicadores.

PLANILLA: Formulario con espacios en blanco para rellenar, en los que se dan informes, se hacen peticiones o declaraciones.

PROGRAMAR: Elaborar programas para la resolución de problemas mediante ordenadores.

RADICADO: Es un proceso que se lleva a cabo para identificar un documento el cual se asigna un numero a este.

RECURSOS: Conjunto de elementos disponibles para resolver una necesidad y alcanzar unas metas o llevar a cabo una empresa.

REPORTE: información que se da acerca de una actividad realizada y con el cual se califica la eficiencia con que se llevo a cabo.